۷ دلیل برای استفاده از نرم افزار حسابداری در شرکت ها

امروزه برای هر ارگان و نهاد مالی باید یک حسابدار و حسابرس استخدام کرد. در دنیای مدرن و شکل جدید تراکنش‌های مالی دیگر روش‌های قدیمی و سنتی ابزاری کارآمد نیست.

به گزارش اینتیتر،‌ گستردگی موارد مالی و بررسی‌هایی که یک حسابدار باید به آن‌ها رسیدگی کند آنقدر زیاد است که نمی‌توان از روش‌های ساده و سنتی بهره برد. در دنیای مدرن حسابداری به دلیل مواردی چون مالیات یا استفاده از چک بانکی دیگر مانند گذشته عملیات حسابداری ساده و پیش پا افتاده نیست بلکه تبدیل به یک حرفۀ پول‌ساز و بسیار دقیق شده است. حسابداران به شکل معمول باید برای رسیدگی به مواردی که به آن‌ها سپرده شده است حداقل به چند نرم افزار حسابداری مسلط باشند. در گذشته این گونه حسابرسی‌ها به وسیلۀ دفاتری مانند بدهکار و بستانکار انجام می‌شد. اما با وجود شرایط کنونی و پیشرفت بی‌سابقۀ علوم حسابداری دیگر نرم افزارهای حسابداری جای دفترهای قدیمی را در این کار گرفته‌اند.

به صورت کلی نرم افزارهای حسابداری به دو زیر سیستم نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار حسابداری فروشگاهی دسته بندی میشوند.

یکی دیگر از علت‌هایی که امروزه نیاز به نرم افزارهای حسابداری را گسترش داده است طیف وسیعی از فاکتورها و سند‌های مالی است که هر مجموعه باید برای رسیدن به سود اصلی خود آن‎ها را بررسی کند. در بسیاری از موارد حجم این اسناد و منابع مالی آنقدر زیاد است که اگر حسابدار بخواهد تمام آن‌ها را به صورت دستی محاسبه و آرشیو کند ممکن است روند کاری با مشکلاتی اساسی رو به رو شود. مشکلاتی از جمله :

• کمبود وقت و صرف زیاد زمان برای رسیدگی به حساب‌ها
• داشتن اشتباهات محاسباتی بسیار زیاد
• دسترسی سخت به منابعی که باید به صورت فوری به آن‌ها رسیدگی کرد
• اتوماسیون نبودن نمایش حساب‌ها و دسترسی نا کارآمد مدیران به قسمت حسابداری و حسابرسی
• کندی روند کار و استفاده از نیروهای بیشتر و غیر ضروری

موارد بالا تنها بخشی از دلایلی است که این گونه نرم افزارها در دنیای مدرن حسابداری ایجاد شده‌اند.

کاربرد نرم افزار های حسابداری و مالی

برخی نرم افزار های مالی و حسابداری به طور معمول برای اطلاع از کالای موجود در انبار، موجودی صندوق و صدور فاکتور خرید برای مشتریان به کار می روند. این نوع نرم افزار ها به عنوان نرم افزار حسابداری فروشگاهی و بازاری شناخته می شوند و نرم افزار حسابداری فروشگاهی چرتکه یکی از نمونه های این نوع نرم افزارهای حسابداری میباشد. اما برخی از نرم افزار های مالی و حسابداری برای دفاتر قانونی و حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند. بسیاری از نرم افزار های حسابداری نیز دارای هر دو قابلیت می باشند. اما از این نرم افزار ها بیشتر در کجا استفاده می شود؟

• نرم افزار حسابداری مورد استفاده در فروشگاه ها و مغازه ها
• نرم افزار های حسابداری مورد استفاده در شرکت ها و کارگاه های تولیدی
• نرم افزار های مورد استفاده در کارخانه ها، ادارات و شرکت ها

نرم افزارهای حسابداری به عنوان یک نرم افزار کاربردی بر پایه مفاهیم حسابداری طراحی و ساخته می شوند. استفاده از آنها موجب تسهیل در امور حسابداری خواهد شد. در شرکت ها برای سند های حسابداری، حقوق و دستمزد، ترازحساب ها و حساب های قابل پرداخت و دریافتنی کاربرد دارد.

دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری

۱- صرفه جویی زمانی

در نرم افزارهای حسابداری شرکتی بزرگترین و مهم ترین مزیت این است که میتوان نسبت به دفترداری دستی زمان زیادی را صرفه جویی کرد. با یک نرم افزار حسابداری کامپیوتری پرونده های تجاری پیش پرداخت شده و معامله های نهایی ثبت شده به صورت همزمان کامل می شوند. به عنوان مثال، شما میتوانید با سود افزوده ای که سیستم در هر داد وستد برای شما ثبت می کند، صورتحسابهای مشتریان را بسازید، سپرده های بانکی را آماده کنید و چک های خود را در برنامه بنویسید.

نرم افزارهای حسابداری شرکتی، تاثیر چشم گیری در پیشبرد کارها خواهند داشت. با محاسبه سریع هزینه و درآمدها، محاسبه سود حاصل شده، محاسبه ضرر وارد شده، گزارش گیری سریع و تدوین گزارشات مالیاتی و مربوط به بیمه و بسیاری امور دیگر، کارها را برای ما کوتاه کرده و تسریع در انجام آنها را به همراه خواهند داشت.

صرف زمان برای یادگیری کار با چنین نرم افزارهایی سبب می شود که صاحبان مشاغل، با کلیه ویژگی ها و امکانات چنین نرم افزارهایی آشنا شوند. درک امکانات مختلف حسابداری سبب بهبود و تقویت حسابداری شرکت ها می شود. هرچه در اجرا و استفاده از نرم افزار حسابداری، از طریق آموزش حسابداری مهارت بیشتری پیدا کنید، در خواهید یافت که استفاده از چنین نرم افزارهایی تا چه حد در زمان شما صرفه جویی می کند

۲- صرفه جویی در هزینه

با استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی، کارهای تقسیم شده روی نیروهای مختلف، توسط نرم افزار حسابداری پیش خواهد رفت. برای پیشبرد کارها، وجود حسابداری خبره، در کنار نرم افزاری مناسب، ما را به مقصود مورد نظر سازمان خواهد رساند. در نتیجه صرفه جویی در هزینه را برای ما به همراه خواهد داشت.

شرکت ها می توانند با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، در هزینه های خود صرفه جویی کنند. نرم افزارهای حسابداری از طریق روش های مختلفی، سبب کاهش هزینه کسب و کارها می شوند. در وهله اول کسب و کارهای کوچک می توانند هزینه های مربوط به تهیه لوازم التحریر یا تجهیزات مورد نیاز برای تشکیل پرونده و ذخیره صورتحساب های مختلف را پس انداز کنند.

در حقیقت مشاغل مختلف می توانند هزینه های مربوط به وسایلی مانند کاغذ، گیره های کاغذ، چاپگر، جوهر و مواردی از این قبیل را کاهش دهند. این هزینه های ناچیز در مشاغل کوچک می توانند دردسر باشند، لذا با استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی، می توان در هزینه ها صرفه جویی کرد.

۳- سهولت کاربرد

قبل از ابداع و همه‌گیری نرم افزار های حسابداری، صاحبان کسب و کار و حسابداران شاهد حجم وسیعی از دفاتر مالی سال‌های گذشته، اسناد حسابداری و… بودند که برای پیدا کردن یک سند حسابداری مجبور بودن همه‌ی اسناد رو مجدداً بررسی کنند. اما با استفاده از فیلترهای موجود در نرم افزار حسابداری فقط کافی است تاریخ یا اسم فاکتور یا اطلاعات دیگر را به نرم افزار داده و فاکتور مورد نظر خود را مشاهده کنید. همچنین به‌راحتی می‌توانید صورت‌های مالی سال‌های گذشته را به تفکیک ملاحظه نمایید.

بعضی از نرم افزارهای حسابداری به صورت اختصاصی طراحی شده و کاربردهای خاص را تحت پوشش خود قرار می دهند. در این سبک از نرم افزارها، به دلیل وجود داشبورد اطلاعاتی تخصصی، دانش استفاده از آنها، نیاز می باشد. اما نرم افزارهای عمومی، برای استفاده عموم طراحی و در دسترس قرار گرفته اند. دانش حسابداری سنتی نیز، برای استفاده از این نوع نرم افزارها، کفایت می کند.

۴- سازمان دهی

نرم افزار حسابداری شرکتی به صاحبان مشاغل امکان می دهد که سازمان یافته شوند و تمام داده ها و اطلاعات خود را در مکانی مشخص قرار دهند. به عنوان مثال در صورتی که یک فاکتور مربوط به امور تجاری به نحوی اشتباه به ثبت برسد، این امر می تواند برای کسب و کار مورد نظر دردسر باشد.

چنانچه از نرم افزارهای حسابداری شرکتی در ثبت چنین فاکتورهایی استفاده شود، امکان بروز خطا و اشتباه به حداقل می رسد. صاحبان مشاغل می توانند با استفاده از چنین امکاناتی، فاکتورها و رسیدهای مورد نظر را در کوتاه ترین زمان ممکن جستجو کرده و در صورت وجود مشکلی به اصلاح آن بپردازند.

چنین نرم افزارهایی امکان ذخیره سازی پرونده های مختلف را به کاربران می دهند. ذخیره سازی پرونده ها سبب می شود که حسابداری کسب و کارها سازمان یافته شود. از طرفی امکان دسترسی راحت به پرونده های مختلف، فراهم می شود.

سرمایه گذاری و صرف هزینه برای نرم افزارهای مختلف، سبب می شود که صاحبان شرکت ها حسابداری را با مهارت و سهولت بیشتری انجام دهند. در ضمن به کارگیری چنین ابزارهایی موجب می شود که صاحبان مشاغل به جای صرف زمان زیاد برای رسیدگی به امور مالی، بطور هوشمندانه عمل کنند.

۵- امنیت

در حقیقت در کلیه مشاغل، داده ها و اطلاعاتی وجود دارند که حفاظت از آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. حفاظت از داده های شخصی و مختص به هر کسب و کار، امری بسیار مهم در اداره مشاغل مختلف به حساب می آید.

به طور مثال، اطلاعات مهمی در رابطه با مشتری ها و حساب های آنها وجود دارد که درج چنین اطلاعاتی به خارج از مشاغل، ادامه فعالیت های کسب و کارها را به خطر می اندازد. به همین جهت استفاده از نرم افزارهای حسابداری شرکنی حفاظت شده با رمز عبور، محیطی امن برای کاربران ایجاد می کند و افراد می توانند در چنین محیطی با اطمینان خاطر به فعالیت های خود بپردازند.امکانات موجود در چنین نرم افزارهای حسابداری، به کاربران اطمینان می دهد که از داده ها و اطلاعات آنها حفاظت می شود.

۶- افزایش سرعت فعالیت‌های حسابداری

بی‌تردید مهمترین مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی، سرعت بخشیدن به انجام فعالیت‌های مالی و حسابداری است. بدون استفاده از این نرم افزارها حسابداران مجبورند زمان زیادی را صرف گشتن میان دفاتر و پیدا کردن اسناد مالی و انجام محاسبات ریاضی به‌صورت دستی کنند.

از وقتی رایانه به کمک بشر آمد تا با سرعت بالای خود انجام فعالیت‌ها را تسریع بخشد، روند تولید نرم افزارها رشد چشمگیری داشت.

یکی از انواع نرم افزار های مالی، نرم افزار حسابداری شرکتی است که با سرعتی بسیار بالا محاسبات را انجام داده و گاهاً با فعالیت‌های خودکار، حسابداران را از انجام برخی فعالیت‌ها بی‌نیاز می‌کند. به طور مثال یک نرم افزار حسابداری قادر به صدور انواع فاکتور از جمله فاکتور رسمی (با محاسبه‌ی ارزش افزوده) و فاکتور غیر رسمی می‌باشد که شما می‌توانید با تعریف فرمول به طور خودکار برای تمام فروش‌های خود فاکتور مورد نظر را صادر کرده و از محاسبه‌ی ارزش افزوده به‌صورت دستی خودداری کنید.

۷- دقت بیشتر در محاسبات

دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی بسیار بیشتر از انسان است. حتماً برایتان پیش آمده است که چندین بار فاکتورها را بررسی کرده و شاهد مغایرت‌هایی بودید. وجود یک خطا در فرآیند های مالی دردسرهای زیادی را برای کسب و کار شما به هنگام حسابرسی های مالیاتی به همراه دارد. اما نرم افزار حسابداری با استفاده از توان محاسباتی کامپیوتری، دقت در انجام محاسبات را به میزان زیادی افزایش داده و خطا در آن را به حداقل رسانده است.

نرم افزار حسابداری شرکتی چرتکه

یکی از به روز ترین و منحصر به فردترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی ، نرم افزار حسابداری چرتکه هست.نرم افزاری سریع،ایمن و مقرون به صرفه که برای رفع نقاط ضعف سایر نرم افزارهای حسابداری آنلاین زیر نظر کارشناسان نرم افزارحسابداری چرتکه طراحی و معرفی شده.از جمله قابلیت های منحصر به فرد این نرم افزار میتوان به:

• جامعیت در عین قیمت مناسب
• پشتیبانی ۲۴ ساعته و رایگان
• قابلیت دسترسی در همه پلتفرم ها
• ذخیره سازی آنی اطلاعات و پشتیبان گیری مداوم
• زیبایی ظاهری و محیط کاربری آسان در عین قیمت مناسب
• امکان استفاده همزمان نسحه آنلاین و آفلاین

اشاره نمود. نرم افزار حسابداری چرتکه انواع مختلفی دارد که می توانید متناسب با کسب و کار خود یکی از انواع نرم افزار حسابداری شرکتی و یا نرم افزار حسابداری فروشگاهی را سفارش دهید.

دلیل استفاده شرکت ها و سازمان های مختلف از نرم افزار حسابداری شرکتی چرتکه چیست؟

• جهت مدیریت بهتر زمان و هزینه های شرکت بخصوص شرکت های در حال توسعهنرم افزار حسابداری شرکتی گزینه مناسبی است.
• یکی از ویژگی هایی که نرم افزار حسابداری شرکتی دارد، ساده سازی عملیات مالی و یکپارچه سازی فرآیند های مالی است .
• جهت مدیریت بهتر امور حسابداری و حسابرسی شرکت با سیستم های پیچیده استفاده از نرم افزار حسابداری در زمینه حسابداری شرکتی گزینه خوبی است.
• براحتی می توانید به اطلاعات مشتریان و فروشندگان و کارکنان خود دسترسی داشته باشید