آموزش تخلیه اطلاعات از سیستم حضور و غیاب

مدیریت منابع انسانی در افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی نقش موثری دارد. سیستم‌های حضور و غیاب یکی از ابزارهای هوشمند هستند که به ارائه اطلاعات دقیقی از ساعات کاری، مرخصی و غیبت می‌پردازند. این اطلاعات زمانی ارزش دارند که بتوانید به درستی آنها را تحلیل و استفاده کنید.

سازمان‌ها به کمک داده‌های سیستم‌ حضور و غیاب می‌توانند رفتار کارکنان و الگوهای کاری را بررسی کنند. این امر به شفافیت در مدیریت منابع انسانی و اتخاذ تصمیمات استراتژیک منجر می‌شود. در این مقاله قصد داریم مراحل و روش‌های تخلیه اطلاعات از سیستم‌های حضور و غیاب را بررسی کنیم.

روش‌های تخلیه اطلاعات

برای تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، روش‌های متفاوتی وجود دارد که هر کدام از مزایا و ویژگی‌های خاص خود برخوردار هستند. هر یک از این روش‌ها به کاربران این امکان را می‌دهند تا به سادگی اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند. در ادامه به آموزش خروج اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از روش‌های مختلف می‌پردازیم:

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق پورت USB

یکی از متداول‌ترین و سریع‌ترین روش‌ها برای تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب، استفاده از فلش مموری و اتصال آن به پورت USB است. این روش نیازی به کابل‌کشی ندارد و بسیار ساده است؛ تنها کافی است یک فلش مموری با فرمت FAT32 تهیه کنید.

برای تخلیه اطلاعات فلش را به دستگاه حضور و غیاب متصل کرده و روی آیکون فلش مموری راست کلیک کنید و گزینه Properties را انتخاب نمایید. البته ابتدا مطمئن شوید که فرمت فلش درست است، در غیر این صورت آن را به فرمت ذکر شده تغییر دهید. وارد منوی دستگاه شوید و پس از آن وارد بخش مدیریت USB شده و گزینه فراخوانی را انتخاب کنید.

در ادامه، با انتخاب گزینه داده‌های تردد برای استخراج تمام اطلاعات بر روی گزینه "همه" کلیک کنید تا اطلاعات در حافظه جانبی فلش مموری به‌صورت فایل attlog.dat ذخیره شوند. به جای فلش مموری می‌توانید برای استخراج اطلاعات از هارد اکسترنال نیز استفاده کنید.

برای تست، اکنون فلش را به کامپیوتر وصل کرده و وارد نرم‌افزار حضور و غیاب شوید، سپس گزینه فراخوانی فایل ترددها را از طریق منوی نرم‌افزار انتخاب کرده و فایل را بارگذاری کنید تا اطلاعات نمایان شوند. در روش دیگر می‌توانید از اتصال مستقیم دستگاه به کامپیوتر توسط کابل usb اطلاعات را تخلیه کنید که برای این کار نیاز به نصب درایور و DLL با کابل به طول حداکثر ۳ متر است.

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق پورت شبکه

نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب در این روش، از طریق پورت شبکه به دو صورت بی سیم یا با اتصال کابل LAN از دستگاه به کامپیوتر انجام می‌شود. این روش بسیار سریع و ایمن است و از محبوب‌ترین روش‌های تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب به شمار می‌رود. برای تخلیه اطلاعات به این روش ابتدا از اتصال دستگاه حضور و غیاب شبکه مطمئن شوید و آی‌پی آن را به درستی تنظیم کنید.

همچنین در صورت استفاده از کابل LAN اطمینان حاصل کنید که به درستی دستگاه و کامپیوتر متصل شده است. پس از آن از طریق دستور Ping در کامپیوتر بررسی کنید که دستگاه به درستی شناسایی ‌شود. سپس وارد نرم‌افزار ثبت تردد شده و به منوی اصلی بروید. از منوی نرم‌افزار وارد بخش گزارشات شوید و گزینه تخلیه اطلاعات کارکرد پرسنل را انتخاب کنید، به این صورت اطلاعات به شکل خودکار از نرم‌افزار منتقل می‌شوند.

انتقال اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق WiFi

نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق WiFi بسیار راحت است و در دستگاه‌هایی که دارای ماژول وای‌فای هستند به کار می‌رود. با کمک این روش می‌توانید بدون نیاز به کابل، اطلاعات را به شکل بی‌سیم به کامپیوتر انتقال دهید. برای تخلیه اطلاعات به این روش ابتدا اطمینان حاصل کنید دستگاه به شبکه WiFi متصل است، به این منظور وارد منوی تنظیمات دستگاه شوید و SSID و رمز عبور شبکه را وارد کنید.

سپس نرم‌افزار حضور و غیاب را باز کرده و از طریق منو گزینه مربوط به دریافت اطلاعات را در بخش گزارشات یا مدیریت داده‌ها انتخاب کنید. پس از آن اطلاعات به‌صورت بی‌سیم از دستگاه به کامپیوتر منتقل می‌شوند و می‌توانید بلافاصله داده‌ها را مشاهده و تجزیه و تحلیل کنید.

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق پورت سریال

تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب توسط پورت سریال یکی از روش‌های قدیمی شناخته می‌شود که به کابل سریال نیاز دارد. کابل سریال که معمولاً از نوع RS232 است را به پورت سریال کامپیوتر و دستگاه حضور و غیاب وصل کنید. اکنون باید نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب روی کامپیوتر نصب کرده و تنظیمات آن مانند تاریخ، ساعت و نام کاربر را تنظیم کنید. اکنون می‌توانید ثبت حضور و غیاب کارکنان را انجام دهید و به مدیریت اطلاعات بپردازید. البته این روش امروزه منسوخ شده و معمولاً استفاده نمی‌شود.

با کمک هر یک از روش‌های تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب می‌توانید به راحتی و ایمن منابع انسانی را مدیریت کنید. این روش‌ها به حفظ امنیت داده‌ها و جلوگیری از دستکاری حذف اطلاعات کمک می‌کنند.

نکات مهم در زمان انتقال داده‌های دستگاه کنترل تردد

 

اطلاعات ذخیره شده روی دستگاه‌های حضور و غیاب بسیار حائز اهمیت هستند. از این رو تخلیه اطلاعات باید با دقت بالایی صورت گیرد؛ بنابراین قبل از انجام این کار نکات مهمی را باید در نظر بگیرید که عبارتند از:

آشنایی با مشخصات دستگاه

پس از خرید دستگاه حضور غیاب باید با مشخصات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری آن آشنا شوید. هر دستگاه دارای ویژگی‌های خاصی است که می‌تواند بر نحوه تخلیه اطلاعات تاثیر بگذارد. همچنین درباره نرم‌افزار و روش‌های تخلیه اطلاعات مربوط به دستگاه باید اطلاعات کافی داشته باشید.

محل نصب دستگاه

دستگاه حضور و غیاب باید در موقعیت مناسبی نصب شود تا مانعی برای اتصال آن به سیستم کامپیوتری وجود نداشته باشد. دستگاه را در محلی نصب کنید که از عوامل محیطی مخرب مانند رطوبت و دماهای بالا دور باشد.

وضعیت ارتباط شبکه

برقراری ارتباط پایدار و امن بین دستگاه حضور و غیاب و سرور مدیریت شبکه ضروری است. در صورت ضعیف یا ناپایدار بودن وضعیت شبکه، اطلاعات به طور ناقص یا نادرست انتقال داده می‌شوند. در نتیجه قبل از تخلیه داده‌ها باید از کیفیت و ثبات ارتباط شبکه مطمئن شوید.

حذف عوامل مزاحم

پیش از تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب عوامل مختلفی مانند نویزهای الکتریکی یا تداخلات سیگنال را بررسی و حذف کنید. این امر موجب بهبود کیفیت انتقال اطلاعات می‌شود.

توجه به کیفیت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری

همواره کیفیت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری دستگاه کنترل تردد را در نظر داشته باشید؛ زیرا نرم‌افزار باید به‌روز باشد و بتواند با دستگاه ارتباط برقرار کند.

نتیجه‌گیری

تخلیه اطلاعات از دستگاه‌های حضور و غیاب به بهینه‌سازی مدیریت منابع انسانی و تحلیل رفتار و الگوهای کاری کارکنان کمک می‌کند. در این مقاله نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب به روش‌های مختلف، آموزش داده شد. با رعایت نکات کلیدی مانند آشنایی با مشخصات دستگاه و وضعیت محل نصب، می‌توانید این فرایند را به طور ایمن و موثر انجام دهید. در صورتی که به راهنمایی نیاز دارید با پشتیبانی فراتکنو تماس بگیرید. کارشناسان مجموعه در انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب و نحوه تخلیه اطلاعات آنها به شما کمک می‌کنند.