حقوقتان را از محل کارتان به موقع دریافت می کنید؟

 اما پشت همین واریز ساده، برای حسابدار و واحد منابع انسانی یک فرآیند نسبتاً پیچیده قرار دارد؛ از ثبت کارکرد و اضافه کاری گرفته تا محاسبه مزایا، کسورات، بیمه و مالیات و در نهایت تهیه فیش و فایل پرداخت.

هرچه تعداد کارکنان بیشتر شود، انجام این کارها به صورت دستی هم زمان بیشتری می گیرد و هم احتمال خطا را بالا می برد. کافی است اطلاعات یک کارمند اشتباه ثبت شود یا یکی از مزایا و کسورات درست محاسبه نشود تا مبلغ نهایی حقوق تغییر کند. به همین دلیل، استفاده از یک نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند بخش زیادی از این فرآیند را منظم تر کند و فشار کاری پایان ماه را از روی دوش حسابداران و مدیران بردارد.

چرا محاسبه حقوق در پایان ماه این قدر دردسرساز می شود؟

محاسبه حقوق فقط ضرب کردن چند عدد در یکدیگر نیست. برای هر کارمند ممکن است اطلاعات متفاوتی درباره روزهای کاری، اضافه کاری، نوبت کاری، مزایا، مرخصی، وام، بیمه تکمیلی، مالیات و سایر اقلام وجود داشته باشد. حالا اگر تعداد کارکنان به چند ده یا چند صد نفر برسد، مدیریت همه این اطلاعات به شکل دستی واقعاً زمان بر خواهد بود.

از طرف دیگر، واحد حسابداری باید بعد از محاسبه حقوق، فیش ها را صادر کند، فایل پرداخت بانکی را آماده کند و اطلاعات مربوط به بیمه و مالیات را نیز در اختیار داشته باشد. بنابراین اگر نرم افزار حقوق و دستمزد قرار است واقعاً کاربردی باشد، باید فقط محاسبه حقوق را انجام ندهد و بتواند بخش های مختلف این فرآیند را کنار هم قرار دهد.

اطلاعات کارکنان را چطور وارد نرم افزار می کنید؟

یکی از اولین مشکلاتی که حسابداران با آن روبه رو می شوند، ورود اطلاعات تعداد زیادی از کارکنان است. وارد کردن تک تک اطلاعات به صورت دستی، مخصوصاً برای یک سازمان بزرگ، می تواند زمان زیادی بگیرد.

به همین دلیل، امکان ورود اطلاعات از طریق اکسل می تواند بسیار کاربردی باشد. اگر اطلاعات قبلی کارکنان را داشته باشید، بتوانید آنها را وارد سیستم کنید یا اطلاعات چند کارمند را به صورت گروهی ویرایش کنید، شروع کار بسیار ساده تر می شود. استفاده از اطلاعات موجود در فایل های قبلی بیمه و مالیات نیز می تواند از ورود دوباره اطلاعات جلوگیری کند.

اگر چند شعبه یا کارگاه داشته باشید چه؟

همه شرکت ها یک دفتر و یک محل فعالیت ندارند. ممکن است یک مجموعه چند شعبه، چند کارگاه، چند پروژه یا حتی ساختار پیمانکاری داشته باشد. در چنین شرایطی، نگهداری اطلاعات همه کارکنان در یک ساختار ساده، کار را سخت تر می کند.

یک نرم افزار حقوق و دستمزد باید امکان تعریف شرکت، سال مالی، شعب، کارگاه ها، ردیف پیمان و مراکز هزینه را داشته باشد تا اطلاعات هر بخش به شکل مشخص مدیریت شود. این قابلیت به خصوص برای مجموعه های چندشعبه ای و پیمانکاری اهمیت بیشتری پیدا می کند.

قرارداد کارکنان را هم می شود مدیریت کرد؟

قراردادهای پرسنلی هم بخشی از اطلاعاتی هستند که باید مرتب به روزرسانی شوند. تاریخ شروع و پایان قرارداد، تمدید قرارداد و تغییر مبلغ یا ضریب حقوقی، مواردی هستند که نمی توان آنها را نادیده گرفت.

در یک سیستم مناسب، امکان تعریف قرارداد به صورت انفرادی یا گروهی باعث می شود این فرآیند سریع تر انجام شود. حتی تمدید قراردادهای سال قبل یا اعمال تغییرات حقوقی با مبلغ ثابت یا ضریب مشخص نیز می تواند بدون انجام عملیات تکراری برای هر فرد مدیریت شود. دانلود گروهی قراردادها هم در مجموعه هایی با تعداد نیروی زیاد، کاربرد خودش را دارد.

طرح طبقه بندی مشاغل چطور مدیریت می شود؟

برای بعضی از سازمان ها، ساختار حقوق فقط بر اساس یک مبلغ ثابت تعیین نمی شود و گروه شغلی، ردیف مزدی و طرح طبقه بندی مشاغل نیز اهمیت دارد. اگر نرم افزار حقوق و دستمزد چنین ساختاری را پوشش ندهد، مدیریت اطلاعات حقوقی کارکنان می تواند پیچیده شود.

امکان تعریف گروه های شغلی، ردیف های مزدی و حقوق قابل تفکیک کمک می کند ساختار حقوق و مزایای کارکنان منظم تر مدیریت شود و محاسبات نیز بر اساس اطلاعات ثبت شده انجام گیرد.

کارکرد کارکنان را چطور ثبت می کنید؟

حالا می رسیم به یکی از مهم ترین بخش های محاسبه حقوق؛ یعنی کارکرد.

ممکن است اطلاعات کارکرد کارکنان از سیستم حضور و غیاب دریافت شود یا حسابدار بخواهد آنها را به صورت دستی یا از طریق اکسل وارد کند. در هر دو حالت، هرچه فرآیند ساده تر باشد، احتمال اشتباه کمتر می شود.

قابلیت هایی مثل ثبت کارکرد از اکسل، کپی اطلاعات ماه قبل و کنترل کارکردهای غیرعادی باعث می شوند حسابدار مجبور نباشد هر ماه همه اطلاعات را از ابتدا وارد کند. بعد از ثبت کارکرد هم مواردی مثل حقوق پایه، مزایا، اضافه کاری، نوبت کاری و سایر آیتم ها بر اساس تنظیمات سیستم محاسبه می شوند.

بیمه و مالیات حقوق را چه کسی محاسبه می کند؟

محاسبه بیمه و مالیات یکی از قسمت هایی است که کوچک ترین اشتباه در آن می تواند دردسرساز شود. برای هر یک از اقلام حقوقی باید مشخص باشد که مشمول بیمه یا مالیات هستند یا خیر و در نهایت سهم کارگر، کارفرما، بیمه بیکاری و مالیات حقوق به شکل صحیح محاسبه شود.

نرم افزار حقوق و دستمزد باید این محاسبات را بر اساس تنظیمات مربوط به اقلام حقوقی انجام دهد تا نیاز به محاسبات دستی کمتر شود. همچنین امکان تهیه خروجی های مربوط به بیمه و مالیات باعث می شود اطلاعات مورد نیاز برای مراحل بعدی دوباره وارد نشوند.

وام و علی الحساب را هم باید دستی حساب کنیم؟

فرض کنید یکی از کارکنان وام گرفته و قرار است هر ماه مبلغ مشخصی از حقوق او بابت قسط کسر شود. حالا چند نفر دیگر هم وام، علی الحساب یا بیمه تکمیلی دارند. اگر قرار باشد همه این موارد دستی محاسبه و کنترل شوند، احتمال فراموش شدن یا اشتباه در مبلغ کسورات وجود دارد.

در یک نرم افزار مناسب می توان مبلغ وام، تعداد و مبلغ اقساط، بیمه تکمیلی و پرداخت های علی الحساب را تعریف کرد تا مبالغ مربوط به هر ماه در محاسبات حقوق لحاظ شوند و مدیریت آنها ساده تر باشد.

فیش حقوقی چطور صادر می شود؟

بعد از اینکه محاسبات انجام شد، نوبت به فیش حقوقی می رسد. اگر قرار باشد برای تعداد زیادی کارمند فیش ها را یکی یکی آماده و ارسال کنید، این مرحله هم می تواند زمان زیادی از واحد مالی بگیرد.

امکان صدور فیش حقوقی به صورت انفرادی و گروهی، انتخاب اندازه خروجی فیش و فراهم کردن امکان مشاهده فیش توسط کارکنان، این فرآیند را بسیار ساده تر می کند. در چنین شرایطی، کارکنان هم برای دریافت فیش یا اطلاع از جزئیات حقوق خود، کمتر نیاز دارند به واحد مالی مراجعه کنند.

پرداخت حقوق چطور به بانک منتقل می شود؟

محاسبه حقوق پایان کار نیست. بعد از مشخص شدن مبلغ خالص پرداختی، باید اطلاعات برای پرداخت به کارکنان آماده شود.

یک نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند خروجی اکسل خالص پرداختنی و فایل های بانکی مورد نیاز را تهیه کند. وقتی این اطلاعات مستقیماً از سیستم حقوق استخراج شود، نیازی نیست حسابدار دوباره مبالغ را در یک فایل دیگر وارد کند و همین موضوع می تواند احتمال خطا در زمان پرداخت را کاهش دهد.

گزارش بیمه و مالیات را هم باید جداگانه آماده کرد؟

یکی از مزیت های سیستم یکپارچه این است که اطلاعاتی که یک بار در فرآیند حقوق ثبت شده اند، بتوانند در گزارش های مختلف مورد استفاده قرار بگیرند. بنابراین برای تهیه گزارش های بیمه و مالیات لازم نیست اطلاعات از ابتدا وارد شوند.

علاوه بر فایل های مربوط به بیمه و مالیات حقوق، گزارش هایی مانند عیدی، سنوات، ذخیره مرخصی و مبالغ پرداختنی نیز می توانند برای مدیر مالی، حسابرس یا واحد منابع انسانی مورد استفاده قرار بگیرند.

ارتباط حقوق و دستمزد با حسابداری چه می شود؟

حقوق کارکنان در نهایت بخشی از هزینه های مالی مجموعه است و به همین دلیل ارتباط میان سیستم حقوق و دستمزد و حسابداری اهمیت زیادی دارد.

امکان تعریف کدهای حسابداری و کدهای سفارشی کمک می کند اطلاعات حقوقی بهتر طبقه بندی شوند و گزارش های مالی مرتبط با هزینه های پرسنلی با نظم بیشتری تهیه شوند. این موضوع به خصوص در مجموعه هایی که تعداد کارکنان و حجم عملیات مالی آنها زیاد است، اهمیت بیشتری پیدا می کند.

تاریخ قراردادها و رویدادهای پرسنلی را فراموش نکنید

تاریخ شروع به کار، پایان همکاری، تمدید قرارداد و سایر رویدادهای پرسنلی، اطلاعاتی هستند که باید دقیق ثبت شوند. اشتباه در یک تاریخ ممکن است روی فرآیند حقوق یا قرارداد یک کارمند تأثیر بگذارد.

استفاده از تقویم هوشمند و ابزارهای مناسب برای انتخاب و مدیریت تاریخ ها، کار با این اطلاعات را ساده تر می کند و باعث می شود حسابدار یا کارشناس منابع انسانی کنترل بیشتری روی رویدادهای پرسنلی داشته باشد.

چطور خطای انسانی در محاسبه حقوق کمتر می شود؟

وقتی محاسبات حقوق به صورت دستی انجام می شوند، تعداد زیادی عدد و فرمول باید کنترل شود. حقوق پایه، مزایا، اضافه کاری، کسورات، بیمه و مالیات تنها بخشی از این محاسبات هستند.

نرم افزار حقوق و دستمزد با انجام محاسبات بر اساس تنظیمات مشخص و کاهش ورود اطلاعات تکراری، می تواند احتمال خطای انسانی را کمتر کند. البته کنترل نهایی اطلاعات همچنان اهمیت دارد، اما بسیاری از محاسبات تکراری را می توان به سیستم سپرد.

پایان ماه را سریع تر تمام کنید

برای بسیاری از حسابداران، روزهای پایانی ماه با حجم زیادی از کار همراه است. باید کارکردها بررسی شوند، حقوق محاسبه شود، فیش ها صادر شوند و فایل های بانک، بیمه و مالیات آماده شوند.

وقتی این فرآیندها در یک سیستم یکپارچه انجام شوند، اطلاعات از یک مرحله به مرحله بعد منتقل می شود و نیاز به ورود مجدد اطلاعات کمتر خواهد شد. در نتیجه، حسابدار می تواند زمان بیشتری را به کنترل اطلاعات و رسیدگی به موارد خاص اختصاص دهد.

قوانین حقوق و دستمزد را چطور مدیریت کنیم؟

حقوق و دستمزد با قوانین بیمه و مالیات ارتباط مستقیم دارد و نرخ ها، معافیت ها و مقررات مربوط به آنها ممکن است تغییر کنند. بنابراین نرم افزار باید امکان تنظیم و به روزرسانی پارامترهای مرتبط را داشته باشد.

کنترل اقلام مشمول بیمه و مالیات، نرخ ها و معافیت های مربوط و تهیه گزارش های قانونی، بخش مهمی از فرآیند حقوق است و می تواند ریسک ایجاد مغایرت در زمان رسیدگی را کاهش دهد.

یک نرم افزار برای شرکت کوچک کافی است یا سازمان بزرگ؟

نیاز یک شرکت ۱۰ نفره با یک سازمان چندصد نفره کاملاً یکسان نیست. یک مجموعه کوچک شاید بیشتر به ثبت کارکنان، کارکرد، محاسبه حقوق و صدور فیش نیاز داشته باشد، اما یک سازمان بزرگ ممکن است به مدیریت چند شعبه، کارگاه، پیمان، مرکز هزینه، قرارداد و گزارش های تفصیلی احتیاج داشته باشد.

به همین دلیل، بهتر است نرم افزار حقوق و دستمزد انعطاف لازم را داشته باشد تا بتواند هم برای ساختارهای ساده و هم برای مجموعه های پیچیده تر مورد استفاده قرار گیرد.

حسابدار واقعاً چه امکاناتی لازم دارد؟

گاهی در معرفی نرم افزارها، فهرست بلندبالایی از امکانات دیده می شود؛ اما چیزی که برای حسابدار اهمیت دارد، امکاناتی است که واقعاً در کار روزمره او کاربرد داشته باشد.

ورود اطلاعات از اکسل، انتقال اطلاعات قبلی، ثبت سریع کارکرد، محاسبه بیمه و مالیات، فیش گروهی، خروجی بانکی، فایل های قانونی و ابزارهای کنترل خطا، از جمله قابلیت هایی هستند که می توانند در عملیات واقعی پایان ماه تفاوت ایجاد کنند.

اگر نرم افزار تحت وب باشد چه مزیتی دارد؟

در نرم افزارهای تحت وب، اطلاعات به یک سیستم خاص محدود نمی شود و کاربران می توانند از مسیر آنلاین به سیستم دسترسی داشته باشند. این ویژگی برای شرکت هایی که چند شعبه یا چند کاربر دارند می تواند کاربردی باشد.

دسترسی تحت وب همچنین باعث می شود مدیریت فرآیندهای حقوق و دستمزد وابسته به حضور کاربر پشت یک کامپیوتر مشخص نباشد و امکان مدیریت اطلاعات در محیط های مختلف فراهم شود.

آموزش و پشتیبانی را هم جدی بگیرید

حتی اگر یک نرم افزار امکانات زیادی داشته باشد، کار کردن با آن بدون آموزش مناسب می تواند برای کاربر دشوار باشد. حسابدار باید بداند اطلاعات را از کجا وارد کند، تنظیمات حقوقی را چگونه انجام دهد و برای تهیه خروجی های مختلف چه مراحلی را طی کند.

به همین دلیل، آموزش و پشتیبانی بخش مهمی از استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد است. دسترسی به آموزش های کاربردی و مسیرهای پشتیبانی می تواند فرآیند راه اندازی و استفاده از سیستم را برای حسابداران و مدیران ساده تر کند.

درسان؛ مدیریت حقوق و دستمزد در یک سیستم یکپارچه

در نهایت، قرار نیست نرم افزار حقوق و دستمزد فقط یک ماشین حساب بزرگ باشد! قرار است بخش قابل توجهی از فرآیندهای مربوط به کارکنان، قرارداد، کارکرد، محاسبه حقوق، بیمه، مالیات، فیش و پرداخت را کنار هم قرار دهد تا کار حسابدار منظم تر و سریع تر پیش برود.

نرم افزار حقوق و دستمزد درسان مجموعه ای از این امکانات را در یک سیستم یکپارچه و تحت وب ارائه می کند. از مدیریت اطلاعات کارکنان و قراردادها گرفته تا ثبت کارکرد، محاسبه حقوق و مزایا، محاسبه بیمه و مالیات، مدیریت وام و علی الحساب، صدور فیش حقوقی، تهیه خروجی بانکی و گزارش های قانونی و مالی، بخش های مختلف فرآیند حقوق و دستمزد در این نرم افزار قابل مدیریت است.

درسان همچنین امکاناتی مانند ورود اطلاعات از اکسل، مدیریت شرکت ها، شعب، کارگاه ها و مراکز هزینه، اجرای طرح طبقه بندی مشاغل، مدیریت تاریخ های پرسنلی و دسترسی آنلاین را در اختیار کاربران قرار می دهد. در کنار این موارد، آموزش و پشتیبانی نیز برای استفاده بهتر از سیستم در نظر گرفته شده است.

بنابراین اگر سؤال ابتدای این مطلب را دوباره مطرح کنیم که «حقوقتان را از محل کارتان به موقع دریافت می کنید؟»، پاسخ فقط به زمان پرداخت حقوق مربوط نمی شود. پشت یک پرداخت منظم، فرآیندی قرار دارد که باید از ثبت صحیح اطلاعات و کارکرد شروع شود، به محاسبه دقیق حقوق و کسورات برسد و در نهایت با تهیه فیش، فایل بانکی، بیمه و مالیات کامل شود. استفاده از یک نرم افزار حقوق و دستمزد مانند درسان می تواند این مسیر را یکپارچه تر و مدیریت آن را برای مجموعه ها ساده تر کند.